Gestion des dossiers, répertoire I:\ (GIMI Genève)

La gestion des dossiers de la bibliothèque a commencé sur GIMI, l’arborescence de GIMI est aussi pour cette raison plus complexe. Avec le développement de GESS la gestion est maintenant partagée entre les deux plates-formes, en principe : en GESS les ressources typiques de GESS (extension de la sécurité sociale); en GIMI les ressources typiques de GIMI (micro-assurance). 

 

1.       Dossier  général où on garde les ressources de la bibliothèque. Comme indiqué au point 5.d.i, il n’est pas nécessaire de garder tous les documents dans ce dossier.

Ce dossier contient 3 grandes ramifications : documents principaux (no. 3), images (no. 8) et résumés (no. 10). Ce dernier n’est presque plus utilisé, car on fait les résumés directement dans le formulaire administrateur.

2.       Dans ce dossier on met toutes les réponses aux demandes d’autorisation de mise en ligne.

3.       Ici on garde les documents principaux (fichiers word, pdf, excel, power point, etc.) A noter que les films sont gardés ailleurs vu leur taille (voir avec Maxime).

Ce dossier inclut 3 ramifications : les documents principaux eux-mêmes (no. 3), les documents avant classification (no. 5) et les documents lourds à convertir (no. 6).

4.       Important : Avant classification. Dans ce dossier on met systématiquement toutes les ressources qu’on reçoit de l’extérieur ou que l’on trouve soi-même et qui n’ont pas encore été ajoutées dans la bibliothèque. Une fois que ces fichiers sont ajoutés, on change le nom original du fichier par le numéro id + les lettres dp et on déplace le fichier dans le dossier Fichiers docs principaux (no. 3). Si c’est nécessaire, on peut créer des sous-dossiers à l’intérieur.

5.       Attente autorisation. S’il s’agit d’un document pour lequel on a demandé une autorisation de mise en ligne, on l’ajoute quand même dans la bibliothèque et on déplace le fichier dans ce dossier. Si c’est nécessaire, on peut créer des sous-dossiers à l’intérieur.

6.       Originaux lourds à convertir. Un exemple ce sont les documents de Marc, lesquels il faut souvent convertir pour réduire la taille avant de les ajouter dans la biblio. Cela fait, on déplace les fichiers convertis (nom changé par le numéro id de la ressource) dans le dossier Fichiers docs principaux (no. 3) et les originaux dans le dossier Originaux lourds ajoutés ds biblio (no. 7). Si c’est nécessaire, on peut créer des sous-dossiers à l’intérieur.

8.       Dossier  où on garde les images de couverture. Ces fichiers sont en format jpg et mesurent 95 x 132 pixels. Ils sont nommés d’après le numéro id de la ressource, p. ex. 2335

Dans ce dossier on garde les images dont le document principal n’a pas encore de numéro id. Lorsqu’on a ce numéro, on change le nom du fichier en attribuant le no. id de la ressource et on le déplace dans le dossier principal Images (no. 8).